無論是新成立的公司、在香港開設的辦事處，還是準備由其他電郵寄存服務或 Google Workspace 轉過來的企業，我們都會按實際需要建議合適的方案，把環境設定妥當並清楚記錄，方便日後管理。英文資料可參閱英文版。
Microsoft 365 商業版方案點揀？
Microsoft 365 按每位用戶計算授權，同一間公司可以按職位混合使用不同方案。以下五個方案最常見：
| 方案 | 適合對象 | 主要內容 |
|---|---|---|
| Business Basic | 主要用手機或瀏覽器工作的前線及輕度用戶 | 公司電郵、Teams、OneDrive 雲端儲存，以及網頁版和流動版 Office；不包括桌面版應用程式 |
| Business Standard | 需要在電腦上使用 Word、Excel、PowerPoint 及 Outlook 的一般辦公室同事 | Business Basic 的全部內容，加上桌面版 Office 應用程式 |
| Business Premium | 大部分重視保安、人數在300人以下的中小企 | Business Standard 的全部內容，加上 Intune 裝置管理、Defender for Business 端點防護、條件式存取及進階反釣魚保護 |
| E3 | 超過300人，或需要企業級合規功能的公司 | 沒有人數上限，包括 Windows 企業版授權，以及電子取證（eDiscovery）等合規功能 |
| E5 | 風險最高的少數用戶，例如管理層或處理敏感資料的部門 | E3 的全部內容，加上完整的進階保安功能、進階電子取證、Teams 電話及 Power BI |
Business 系列方案的上限為300位用戶；超過300人後，新增的用戶需要使用 E3 或 E5 等企業方案，現有的 Business 用戶則可以保留。對大部分300人以下的香港中小企來說，Business Premium 通常是最合適的基礎，因為它把桌面應用程式與日常最重要的保安功能集於一身；E5 則甚少需要全公司使用。
Microsoft 亦有包含 Copilot 的 Business 方案組合。是否值得為同事加上 Copilot，要視乎工作性質，以及公司檔案的存取權限是否已經整理妥當。
Microsoft 365 價錢點計？
不少人仍然習慣稱之為 Office 365，所以查詢「Office 365 價錢」時要留意：2020年起，Microsoft 已把中小企的 Office 365 方案改名為 Microsoft 365 Business 系列，比較價錢時應以 Microsoft 365 的方案名稱為準。
Microsoft 365 的費用按每位用戶每月計算，實際支出主要取決於：
- 方案組合：每位用戶使用哪個方案。按職位配搭方案，而不是全公司劃一使用最高級的方案，往往是節省開支最有效的方法。
- 合約期：年約可以按月或一次過付款；按月合約較有彈性，但單價較高。年約期內一般不能減少授權數目，所以續約前一個月是檢討授權的最佳時機。
- 附加服務：例如 Copilot、E5 保安附加元件或 Teams 電話。
- 閒置授權：同事離職後仍然保留的授權，是最常見的浪費。
Microsoft 已於2026年7月1日調整多個方案的價目；現有年約會維持原價，直至續約時才按新價目計算。
PTS 會為您供應 Microsoft 365 授權並以港元開單，同時負責設定及搬遷；設定、搬遷及日後支援的費用，會一併列入附有報價的建議書。如想按公司人數比較各方案的最新 Microsoft 價目，可使用我們的Microsoft 365 方案計算器（英文）。
公司電郵設定及搬遷
以公司自己的域名作為電郵地址的企業電郵，比免費電郵更專業，亦更容易管理及保護。PTS 以 Exchange Online 設定公司電郵，步驟包括：
- 驗證域名：在 Microsoft 365 驗證公司域名，並正確設定 MX、SPF、DKIM 及 DMARC 等 DNS 記錄，確保電郵順利送達之餘，亦減少被冒充的機會。
- 建立郵箱：為每位同事建立郵箱，並設定共用郵箱、通訊群組及存取權限。
- 搬遷舊電郵：把舊郵箱的電郵、聯絡人及日曆，由原有的電郵寄存服務、Google Workspace 或另一個 Microsoft 365 租戶搬過來，不會遺失郵件。
- 計劃切換：切換一般安排在辦公時間以外進行，並準備還原方案，搬遷期間同事可以照常工作。
- 設定裝置及首星期支援：協助同事在電腦及手機上設定 Outlook 及 Teams，提供簡單的使用指引，並由服務台解答首星期的疑問。
SPF、DKIM 及 DMARC 是保護公司電郵的三項 DNS 設定：SPF 列明哪些伺服器可以代表公司發出電郵；DKIM 為每封電郵加上數碼簽署，令內容被篡改時可以察覺；DMARC 則告訴收件的伺服器如何處理未能通過檢查的電郵，並回報有誰以公司域名發出電郵。想知道公司域名現時的設定，可以使用我們的免費電郵保安檢查（英文）。
不少香港公司的電郵，仍然使用網頁寄存公司附送的電郵寄存服務。這類服務的郵箱容量一般有限，保安功能亦較基本。轉用 Microsoft 365 後，電郵、日曆、Teams 及檔案集中在同一平台，管理及保安都會簡單得多。
準備開設或搬遷公司電郵？
告訴我們公司人數及現時的電郵服務，我們會建議合適的方案及搬遷安排。
由 Google Workspace 轉用 Microsoft 365
Google Workspace 和 Microsoft 365 都是成熟的平台，並沒有非轉不可的理由。企業決定轉用 Microsoft 365，通常是因為需要 Teams 及桌面版 Office 應用程式，或者希望以 Business Premium 一個授權，同時取得裝置管理、端點防護及條件式存取等保安功能，減少分散的工具。
搬遷時，我們會把 Gmail 的電郵、日曆及聯絡人搬到 Exchange Online，把 Google 雲端硬碟的檔案搬到 OneDrive 及 SharePoint，並重新規劃檔案的存放位置及共用權限，令文件有清晰的歸屬。同事的帳戶亦會一併轉移，並按計劃在指定時間切換。
對已習慣 Google 工作方式的同事，我們亦會提供簡單的使用指引，協助他們適應 Outlook、Teams 及 OneDrive。
保安基線及雲端備份
新租戶在未經加固前最容易受到攻擊。Microsoft 365 的預設設定仍有不少缺口，例如管理員帳戶保護不足、舊式登入方式未停用，以及檔案分享過於寬鬆。PTS 的每次設定都包括以下保安基線：
- 所有帳戶強制使用多重認證（MFA）
- 條件式存取（Conditional Access），按裝置及登入情況限制存取
- 最小權限的管理員角色
- 反釣魚及反冒充設定
- 獨立的雲端備份
很多人以為資料放在 Microsoft 365 就等於有備份。其實 Microsoft 負責的是平台的運作；誤刪的檔案、被入侵的帳戶，或被勒索軟件加密的資料，只能在有限的保留期內找回。因此我們會為郵箱及 OneDrive、SharePoint、Teams 的檔案設定獨立的雲端備份；備份與 Microsoft 365 分開保存，即使帳戶被入侵或檔案被誤刪，亦可以從備份還原。
已經在使用 Microsoft 365 的公司，亦可以委託我們檢查現有設定；更全面的保安服務，請參閱網絡安全服務。設定完成後的日常問題，可以交由我們的IT支援團隊處理。
常見問題
設定 Microsoft 365 需要多久？
一個全新而簡單的環境，一般數天內可以完成；如需搬遷現有的電郵及檔案，所需時間視乎資料量而定。我們會在了解現況時訂下清晰的時間表，並確保同事在過程中可以照常工作。
搬遷電郵期間，同事會收不到電郵嗎？
不會。切換一般安排在辦公時間以外進行，並預備還原方案；資料在背景搬遷，同事可以照常工作，切換期間收到的郵件亦會一併同步。
轉用 Microsoft 365 後，可以保留現有的公司電郵地址嗎？
可以。電郵地址跟隨公司域名，我們會在 Microsoft 365 驗證域名並更新 DNS 記錄，同事的電郵地址維持不變。
可以只用 Microsoft 365 的公司電郵嗎？
可以。如只需要企業電郵，可以選用 Exchange Online 的獨立電郵方案；如同時需要 Teams 及 OneDrive 雲端儲存，Business Basic 或以上的方案會較合適。
你們會供應 Microsoft 365 授權嗎？
會。PTS 會供應 Microsoft 365 授權、完成設定並提供支援，以港元開單；同時按公司人數及職位建議合適的方案組合，避免為用不到的功能付費。
Office 365 和 Microsoft 365 有甚麼分別？
兩者都是 Microsoft 的雲端辦公室軟件服務。2020年起，適用於中小企的 Office 365 方案已改名為 Microsoft 365 Business 系列，例如 Business Basic、Business Standard 及 Business Premium；Office 365 E1、E3 等名稱則仍用於部分企業方案。
你們可以為內地或新加坡的公司設定 Microsoft 365 嗎？
可以。我們為香港、新加坡及中國內地的公司設定及支援 Microsoft 365。香港及新加坡的公司使用國際版；內地辦公室則要考慮跨境使用，並決定採用由世紀互聯營運的版本還是國際版。
設定完成後，由誰負責日常支援？
交接時，我們會提供租戶、用戶、授權及設定的清晰文件，您的內部團隊可以自行管理；如有需要，亦可以由 PTS 繼續提供IT支援，處理日常問題。